Szanse i wyzwania wynikające z elektronizacji zamówień publicznych w praktyce

Elektronizacja zamówień publicznych w praktyce z pewnością ułatwia oferentom, a także np. reprezentującym ich prawnikom lub innym specjalistom, dostęp do pełnej informacji o postępowaniu. Pojawiają się jednak również pewne wymogi – np. w niektórych sytuacjach konieczne jest złożenie oferty w formie elektronicznej pod rygorem nieważności.

Jak się porozumiewać?

Komunikacja w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego powinna w zasadzie odbywać się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (tzw. pełna elektronizacja). Dotyczy to nie tylko składania ofert czy też wniosków o dopuszczenie do uczestnictwa w postępowaniu bądź konkursie. Komunikacja powinna mieć formę elektroniczną także, gdy chodzi o wymianę informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń pomiędzy zamawiającym a wykonawcami (art. 61 ust. 1 p.z.p.). Warto pamiętać, że komunikacja ustna jest dozwolona w trakcie dialogu bądź negocjacji. Jest dopuszczalna także, gdy chodzi o informacje nieistotne, np. te, które nie dotyczą ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia, albo ofert. Ustawa wymaga jednak dokumentowania treści komunikacji prowadzonej ustnie (art. 61 ust. 2 p.z.p.).

Wyjątki potwierdzające regułę

W niektórych przypadkach PZP pozwala zamawiającemu na odstąpienie od wymogu posługiwania się środkami komunikacji elektronicznej. Ustawodawca starał się zatem podejść do sprawy rozsądnie, zapewniając minimum elastyczności. Odstąpienie możliwe jest np. w sytuacjach, gdy zamówienie jest na tyle wyspecjalizowane, że korzystanie ze środków komunikacji elektronicznej wymagałoby formatów plików, urządzeń lub narzędzi informatycznych, które nie są powszechnie dostępne bądź nie obsługują ich ogólnie dostępne aplikacje (art. 65 ust. 1 pkt 1 p.z.p.). Odstąpienie jest możliwe również np. gdy skorzystanie ze środków, o których mowa w art. 61, czyniłoby koniecznym pozyskanie przez zamawiającego specjalistycznych urządzeń biurowych (art. 65 ust. 1 pkt 2 p.z.p.). Z wyjątkiem od zasady wysłowionej w art. 61 będziemy mieć do czynienia także, gdy zamawiający wymaga zaprezentowania modelu w skali, próbki bądź modelu fizycznego, których przesłanie z pomocą środków komunikacji elektronicznej nie jest możliwe (art. 65 ust. 1 pkt 4 p.z.p.).

Gdy zamawiający zdecyduje się na odstąpienie, oferent może skorzystać z poczty tradycyjnej, doręczyć dokumenty lub np. pracę konkursową osobiście bądź skorzystać z kuriera lub posłańca (art. 65 ust. 2 p.z.p.).

Źródło: https://legalnabudowa.pl/